O Follow Up Agendado permite enviar mensagens automaticamente para contatos quando um card permanece por determinado tempo em uma etapa do Kanban.
Na prática, ele ajuda a manter o relacionamento ativo com leads, clientes ou oportunidades sem depender de uma ação manual do atendente.
O que é o Follow Up Agendado?
O Follow Up Agendado é uma automação configurada dentro de uma etapa do Kanban. Ela observa quanto tempo um card está parado naquela etapa e, quando o tempo configurado é atingido, envia uma mensagem automaticamente na conversa vinculada ao card.
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Por exemplo:
- Enviar uma mensagem 1 hora depois que o lead entrou na etapa.
- Enviar um lembrete 1 dia depois sem resposta.
- Enviar uma abordagem diferente após alguns dias parado.
- Usar IA para gerar uma mensagem personalizada com base no contexto da conversa.
Como acessar a configuração
- Acesse o Kanban.
- Escolha a coluna/etapa desejada.
- Clique no icone de raio no cabeçalho da etapa.
- Ative a opção Follow-up automático agendado.
- Configure uma ou mais etapas de follow-up.
Como funciona o tempo de envio
O sistema começa a contar o tempo a partir do momento em que o card entra em uma etapa do Kanban. Esse horário é salvo como referência para calcular quanto tempo o card já permaneceu naquela etapa.
Linha do tempo do envio
O contador começa aqui
Dias + horas + minutos
Pronto para ser enviado
Como o tempo é calculado
Na configuração, você informa o tempo usando três campos:
total em minutos = dias × 1440 + horas × 60 + minutos
Exemplos práticos
| Configuração | Cálculo | Total |
|---|---|---|
| 1 dia | 1 × 1440 | 1440 minutos |
| 2 horas | 2 × 60 | 120 minutos |
| 30 minutos | 30 | 30 minutos |
| 1 dia, 2 horas e 30 minutos | 1440 + 120 + 30 | 1590 minutos |
Quando o card completa o total de minutos configurado dentro da etapa, ele fica elegível para receber o follow-up agendado.
Periodicidade do verificador
O envio não acontece exatamente no segundo em que o tempo é atingido. O sistema possui um job recorrente que verifica periodicamente quais cards já estão prontos para receber follow-up.
Se o job estiver configurado para rodar a cada 1 minuto, um follow-up configurado para 1 minuto será enviado assim que o próximo ciclo do job encontrar o card elegível.
Exemplo:
- 12:00:10 – o card entra na etapa.
- 12:01:10 – o card completa 1 minuto na etapa.
- 12:02:00 – o job roda e envia o follow-up.
Ou seja, o tempo configurado significa: enviar depois de pelo menos esse tempo na etapa.
Como configurar uma etapa de follow-up
Dentro da configuração de Follow Up Agendado, clique em Adicionar etapa de follow-up.
Em cada etapa, você pode definir:
- Depois de quantos dias, horas e minutos a mensagem será enviada.
- Se a mensagem será baseada em um modelo pronto ou gerada por IA.
- Condições relacionadas à resposta do contato.
- Atraso aleatório entre envios.
Usando modelo de mensagem
No modo Usar modelo de mensagem, você seleciona um modelo previamente criado na etapa do Kanban.
Esse modelo será usado como base para o envio automático.
Você também pode criar variações da mensagem. As variações permitem alternar o conteúdo enviado para evitar que todos os contatos recebam exatamente a mesma mensagem.
Variações de mensagem
Ao adicionar uma variação, o sistema copia o conteúdo do modelo selecionado para um campo editável.
Você pode alterar o texto da variação livremente antes de salvar.
Exemplo:
Olá {{contact.name}}, tudo bem? Passando para saber se ainda faz sentido avançarmos com o atendimento.
Outra variação poderia ser:
Oi {{contact.name}}, tudo certo? Queria saber se você conseguiu avaliar nossa proposta.
No envio, o sistema escolhe entre o modelo original e as variações disponíveis.
Variáveis disponíveis nas mensagens
As mensagens podem usar variáveis para personalizar o conteúdo automaticamente.
As principais variáveis disponíveis são:
{{contact.name}}– nome do contato{{contact.email}}– e-mail do contato{{contact.phone_number}}– telefone do contato{{agent.name}}– nome do agente responsável
Exemplo de mensagem com variáveis:
Olá {{contact.name}}, tudo bem?
Aqui é {{agent.name}}. Estou passando para saber se posso te ajudar com mais alguma informação.
Usando IA para gerar a mensagem
Além de usar um modelo pronto, também é possível escolher o modo Gerar com IA.
Nesse modo, você informa instruções para a inteligência artificial, e a mensagem é gerada automaticamente no momento do envio.
A IA usa a integração OpenAI configurada na conta e considera o contexto disponível, como:
- Dados do contato.
- Dados do card.
- Etapa atual do Kanban.
- Agente responsável.
- Histórico recente da conversa.
Exemplo de instrução para IA
Escreva uma mensagem curta, cordial e consultiva perguntando se o cliente ainda tem interesse em continuar. Use o contexto da conversa e evite parecer insistente.
Outro exemplo:
Gere um follow-up amigável lembrando o contato sobre a proposta enviada. A mensagem deve ser objetiva, natural e com tom profissional.
Quando chegar o momento do follow-up, a IA gera o texto final e o sistema envia a mensagem na conversa.
Atraso aleatório
O Follow Up Agendado também permite ativar o atraso aleatório.
Quando essa opção está marcada, o sistema adiciona um tempo extra aleatório ao envio.
Exemplo:
- Follow-up configurado para 1 hora.
- Atraso aleatório máximo de 15 minutos.
- O envio pode acontecer entre 1 hora e 1 hora e 15 minutos.
Isso ajuda a tornar os envios menos mecânicos, especialmente em sequências com muitos contatos.
Condição de resposta do contato
Você pode controlar se o follow-up deve ser enviado dependendo da resposta do contato.
As opções disponíveis são:
- Enviar independente da resposta do contato: o follow-up será enviado mesmo que o contato tenha respondido.
- Enviar apenas se o contato não respondeu: o follow-up só será enviado se não houver resposta do contato após a entrada do card na etapa.
- Enviar apenas se o contato respondeu: o follow-up só será enviado se o contato tiver respondido após entrar na etapa.
Também é possível usar uma condição adicional para verificar se a resposta do contato contém um texto específico.
O follow-up é enviado mais de uma vez?
Cada etapa de follow-up é enviada apenas uma vez para o card enquanto ele permanece naquela etapa.
Depois que o envio acontece, o sistema registra essa execução para evitar duplicidade.
Se o card sair da etapa e depois voltar, o tempo de entrada na etapa é atualizado. Com isso, o contador começa novamente.
Exemplo prático
Imagine uma etapa chamada Proposta Enviada.
Você pode configurar a seguinte sequência:
- Após 1 hora: enviar uma mensagem perguntando se o cliente recebeu a proposta.
- Após 1 dia: enviar um novo follow-up caso ele ainda não tenha respondido.
- Após 3 dias: usar IA para gerar uma abordagem personalizada com base na conversa.
Assim, o acompanhamento acontece automaticamente sem que o time precise lembrar manualmente de cada contato.
Boas práticas
- Evite mensagens muito longas.
- Use um tom natural e humano.
- Configure condições para não enviar follow-up desnecessário se o contato já respondeu.
- Use variações para evitar mensagens repetitivas.
- Use IA quando quiser mensagens mais contextuais e personalizadas.
- Teste tempos curtos primeiro, como 1 ou 2 minutos, antes de usar em produção.
Resumo
O Follow Up Agendado automatiza o acompanhamento de cards parados em uma etapa do Kanban.
Ele considera o tempo em que o card está na etapa, verifica periodicamente quais cards estão elegíveis e envia a mensagem configurada.
Você pode usar modelos prontos, variações de mensagem, atraso aleatório, condições de resposta e geração automática com IA.
Com isso, o time ganha consistência no atendimento, reduz esquecimentos e mantém o relacionamento com o contato ativo durante todo o processo comercial ou operacional.
